Certification du système de gestion financière

La Première Nation qui désire démontrer ses capacités en matière de gestion financière peut demander au CGFPN de lui émettre un certificat de système de gestion financière, conformément à l’entente sur l’émission des certificats du CGFPN.

Les Premières Nations inscrites à l’annexe de la Loi sur la gestion financière des Premières Nations (LGFPN) qui désirent devenir des membres emprunteurs de l’AFPN doivent obtenir un certificat de système de gestion financière. Pour obtenir un tel certificat, une Première Nation doit posséder une loi sur l’administration financière (LAF) qui est conforme aux Normes du CGFPN (cliquer ici pour consulter les services d’approbation de la LAF).

Les Normes relatives au système de gestion financière (SGF) comprennent les processus et procédures essentiels pour faciliter la conformité avec la Loi sur l’administration financière. Elles énoncent aussi les exigences relatives à la création et à la mise en œuvre de pratiques financières saines concernant l’exploitation, la gestion, l’établissement de rapports et la surveillance du système de gestion financière d’une Première Nation.

Le SGF traite des mêmes sujets que la LAF, mais plus profondément en ce qui concerne la manière de mettre en œuvre des processus et procédures permettant de se conformer aux normes requises. Le CGFPN a rédigé des modèles de politiques et de procédures qui sont complémentaires au SGF.

La certification du système de gestion financière est fondée sur les Normes relatives au système de gestion financière – B2, qui énoncent les normes principales requises pour mettre en œuvre les exigences de la LAF qui correspondent aux normes du CGFPN.

Étapes pour la certification du système de gestion financière

1. S’inscrire à l’annexe de la LAFPN

2. Directives sur le système de gestion financière

  • La Première Nation doit bien comprendre les buts qu’elle vise par la mise en œuvre des Normes relatives au système de gestion financière.
  • Le site Web du CGFPN sera le portail clé pour trouver des renseignements liés aux questions de mise en oeuvre du SGF.
  • Le CGFPN peut, sur demande, tenir une présentation destinée aux dirigeants d’une Première Nation pour présenter les normes et concepts du système de gestion financière.
  • Pour une gestion administrative efficace, il est recommandé que la Première Nation identifie une personne-ressource principale (l’interlocuteur à l’interne) ou un groupe de travail avec lequel le CGFPN peut coordonner les démarches. D’ordinaire, cette personne est le contrôleur de la Première Nation, le directeur des finances ou un consultant qui travaille avec la Première Nation en ce qui concerne les questions de mise en œuvre d’un système de gestion financière.
  • Nous recommandons que les dirigeants de la Première Nation prennent connaissance des Normes. Le CGFPN sera heureux de fournir des directives ou de répondre à toute question à ce sujet.
    Cliquer ici pour télécharger les Normes relatives au système de gestion financière – B2
    
• Cliquer ici pour télécharger le Modèle de politique et de procédures

3. Demande d’aide financière au soutien de l’élaboration d’une LAF

  • Les coûts liés à la mise en œuvre du système de gestion financière dépendront de plusieurs facteurs incluant la taille et la complexité des activités de la Première Nation, et si la Première Nation décide d’utiliser les modèles disponibles du CGFPN.
  • Le CGFPN est muni d’un programme de financement annuel pour le développement des capacités qui offre du financement aux Premières Nations afin de défrayer une partie ou la totalité des coûts associés à la mise en œuvre d’un système de gestion financière. Le financement est offert sur la base du premier arrivé, premier servi. Afin de l’obtenir, le Chef et le Conseil de Bande doivent s’engager, au moyen d’une résolution du Conseil de Bande (RBC), envers un plan de travail de mise en œuvre établi en collaboration avec le CGFPN.
  • Les coûts admissibles au remboursement en vertu de ce programme se limitent généralement aux frais juridiques et de consultation associés à la mise en œuvre du système. Ce financement lié à la capacité n’a pas pour but de couvrir les salaires ou frais généraux des Premières Nations.
  • Pour demander au CGFPN du financement lié à la capacité, veuillez compléter et fournir les documents
    • Cliquer ici pour télécharger le Modèle 2 – RCB – Financement du CGFPN

4. Élaboration d’un plan de travail pour la mise en œuvre d’un système de gestion financière

  • Nous recommandons qu’une Première Nation utilise un calendrier des projets (par ex. diagramme de Gantt) pour établir les détails des dates de début et de fin, et pour effectuer le suivi des politiques et procédures qui doivent être mises en œuvre pour se conformer aux Normes relatives au SGF.
  • Le CGFPN a élaboré un outil d’auto-évaluation qui peut aider à déceler les écarts dans les politiques et procédures existantes. Nous recommandons que l’auto-évaluation soit effectuée en premier, afin d’aider à centrer le calendrier des projets ou le plan de travail exclusivement sur les domaines de la gestion financière qui doivent être mis en place ou améliorés.

5. Examen informel du système de gestion financière

  • Avant de demander un examen informel, le CGFPN doit recevoir une Lettre de coopération relative à la certification du SGF – modèle 3. La lettre de coopération ne lie pas les parties. Elle énonce cependant que le Chef et le Conseil de Bande soutiennent la démarche et identifie quelles seront les personnes-clés de la Première Nation au cours du processus.
  •  La demande d’examen informel peut être envoyée par courriel (mail@fnfmb.com). Elle doit énoncer clairement que la Première Nation demande un examen informel de son système de gestion financière et doit identifier qui seront les membres clés du personnel de la Première Nation, ainsi que leurs coordonnées, en ce qui concerne la demande. Le CGFPN communiquera avec la Première Nation pour discuter de la portée de l’examen et de l’échéancier prévu.
  • D’ordinaire, l’examen informel est limité à un examen du plan de travail et de l’auto-évaluation remplis par la Première Nation. Il peut comprendre une visite sur place ainsi qu’un examen par le CGFPN, si ce dernier le demande et y consent.
  • Le CGFPN communiquera les résultats de l’examen informel, ce qui inclura l’identification des secteurs de non-conformité, et formulera les recommandations qui s’imposent pour que les normes du système de la Première Nation soient conformes.

6. Demande formelle de certificat de système de gestion financière

  • Avant que lui soit émis un certificat de système de gestion financière, une Première Nation doit obtenir l’approbation de la conformité de sa loi sur l’administration financière (LAF).  Cliquer ici pour consulter les étapes d’élaboration d’une LAF.
  • Une demande formelle se fait en présentant une résolution du Conseil de Bande (RCB) demandant l’examen du système de gestion financière. Communiquez avec l’adresse mail@fnfmb.com pour demander un modèle.
  • Les exigences ci-dessus relatives aux procédures et aux documents soumis peuvent également être lues dans le document suivant :
    Procédures de certification du système de gestion financière – B1

7. Examen et certification par le CGFPN

  • Le CGFPN effectuera sur place un examen des opérations du système de gestion financière de la Première Nation relativement aux Normes du CGFPN.
  • Le CGFPN enverra une lettre à la Première Nation pour l’informer de sa décision quant à l’émission, ou non, d’un certificat.
  • Un rapport d’examen sera joint à la lettre. Il contiendra des observations et conclusions détaillées relativement à la décision d’émettre, ou pas, un certificat.
  • Les Premières Nations qui se conforment aux Normes relatives au système de gestion financière recevront un certificat de système de gestion financière.